„Wir wollen mit AI effizienter werden." Klingt gut. Aber wenn ihr euren Prozess nicht kennt, macht AI ihn nicht besser – nur schneller kaputt.

Hier ist das Problem: Die meisten Teams stürzen sich auf Tools, bevor sie ihre Prozesse verstanden haben. Ergebnis? Automatisierte Ineffizienz. Enttäuschte Erwartungen. Und die Erkenntnis, dass nicht die AI schuld war, sondern der Prozess dahinter.

Zeit, das umzudrehen. In diesem Workshop schaut ihr euch zuerst eure Prozesse an – ohne AI, ohne Automatisierung, ohne Buzzwords. Erst wenn klar ist, wie ein Prozess wirklich läuft und wo er hakt, kommt Technologie ins Spiel. Nicht als Allheilmittel, sondern als Werkzeug, das dort sitzt, wo es hingehört.

Nebenbei: Wir arbeiten mit euren eigenen Prozessen. Kein Beispielmaterial aus dem Regal. Ihr geht raus mit etwas, das ihr am nächsten Tag im Team weiterdiskutieren könnt.

Warum du dabei sein solltest

• Weniger Fehlinvestitionen in Tools: Lerne, welche Prozesse Technologie brauchen – und welche eher eine Aufräumaktion. Spart Geld, Nerven und peinliche Retrospektiven.

• Endlich Klarheit über die eigenen Abläufe: Was in deinem Team wirklich passiert – nicht das Organigramm, nicht der Foliensatz vom letzten Off-Site. Der echte Prozess, sichtbar auf dem Whiteboard.

• Ein methodisches Fundament, das trägt: BPA, BPMN-light, Muda – erprobte Werkzeuge aus dem Lean Management, angepasst für UX-Dienstleistungsprozesse. Kein Consulting-Overhead.

• Argumentationsmaterial für die Führungsebene: Statt „AI wäre doch cool" ein konkretes Papier, das erklärt, warum genau dieser Prozess jetzt automatisiert, mit AI unterstützt oder erstmal in Ruhe gelassen werden sollte.

• Ein Format, das die Dinge sacken lässt: Zwischen Tag 1 und Tag 2 liegen drei bis vier Wochen. Genug Zeit, den Prozess mit den echten Stakeholdern zu validieren – und mit ehrlichem Material in Tag 2 zu starten.

Das erwartet dich

Zwei Tage, zwei Modi. Der erste analog auf dem Whiteboard, der zweite digital am Bildschirm. Dazwischen ein bisschen Reifezeit.

Tag 1 (Präsenz): Prozesse pur

Was Effizienz wirklich ist – und was nicht:

• Effizienz ≠ Geschwindigkeit. Effizienz ≠ Kostensenkung. Effizienz ≠ mehr Output. Diese Missverständnisse räumen wir zuerst weg.

• Warum Effizienz Freiräume für Kreativität schafft, statt sie zu ersticken

• Wie Ulf Schubert das bei DATEV für UX-Prozesse definiert hat – und warum das auch für kleinere Teams funktioniert

Der methodische Werkzeugkasten:

• Business Process Analysis – wie man einen Prozess auseinandernimmt, ohne den Kopf zu verlieren

• BPMN-light – Prozessvisualisierung ohne Zertifizierungsanspruch. Verständlich für alle, auch für die aus dem Nachbarteam.

• Muda-Analyse – die fünf Verschwendungsarten, die in jedem Prozess versteckt sind (und die man vorher meist nicht gesehen hat)

Der eigene Prozess auf dem Whiteboard:

• Ihr bringt einen echten Prozess aus eurem Alltag mit – wir malen ihn gemeinsam auf

• Steckbrief, Ist-Zustand, Schwachstellen: strukturiert in Kleingruppen

• Am Ende des Tages steht eine Skizze – keine fertige Analyse. Das ist Absicht. Der Rest passiert bei euch im Team.

Hausaufgabe (3–4 Wochen): Prozess reifen lassen

• Prozess mit den tatsächlichen Stakeholdern validieren – mindestens eine Abstimmungsrunde

• Pain Points sammeln, die im Alltag wirklich auftreten (nicht die, die man auf dem Whiteboard erfindet)

• Grobe Zahlen zu Häufigkeit, Beteiligten und Zeitaufwand erfassen – für die Priorisierung an Tag 2

Tag 2 (Online): Jetzt darf Technologie mitreden

Der Entscheidungsrahmen für AI vs. Automatisierung:

• Vier Leitfragen, die jede Technologie-Entscheidung tragen: Klarheit, Wiederholungsrate, Varianz, Fehlertoleranz

• Deterministisch vs. probabilistisch – wann ist was das richtige Werkzeug?

• Warum es manchmal die beste Entscheidung ist, gar keine Technologie einzusetzen

Tools jenseits von ChatGPT:

• RPA für die stumpfen Regelaufgaben. LLMs für die Textarbeit. Workflow-Tools für die Verkettung dazwischen.

• Was Hype ist und was tatsächlich funktioniert – ehrlich einsortiert

• Und ganz oft: ein simples Skript, das die Arbeit macht, ohne dass jemand von AI spricht

Vom Prozess zur Entscheidungsvorlage:

• Lösungsarchitektur skizzieren – für den eigenen Prozess, nicht für Beispielprozesse

• One-Pager für Stakeholder: was, warum, was kostet es, was bringt es

• Die drei häufigsten Fehler bei Technologie-Entscheidungen – und wie ihr sie umgeht

Für wen ist das Seminar?

Der Workshop richtet sich an interne UX-Teams inklusive Führungsebene, die über das reine Ausprobieren von AI hinauskommen wollen. Vorerfahrung in Prozessarbeit brauchst du nicht – die Methoden werden bewusst niedrigschwellig eingeführt. Was du brauchst: einen echten Prozess aus deinem Alltag und die Bereitschaft, ihn mit den Kolleg:innen ehrlich anzuschauen. Der Rest kommt im Workshop.